Подготовка к сложным 1-to-1
[Методичка 3х3]
Этапы подготовки к сложным 1:1
Подготовка к сложным 1:1 состоит из трех основных этапов
Этап 1. До

1.1 🧘 Внутренняя подготовка


Самый главный шаг. Чтобы подобрать оптимальный способ внутренней подготовки, необходимо понять, почему именно вам сложно дается выдача корректирующей обратной связи. Поэтому сначала важно ответить на вопрос, что является барьером: страх, дискормфорт, недостаток знаний, установки, плохой прошлый опыт.

  • Понять, в чем для вас главная трудность выдачи сложной обратной связи
  • Проработать эту трудность (см. техники самопомощи)
  • Создать свой личный ритуал подготовки и настройки на сложный разговор
Техники подготовки к разговору и самопомощи

1.2 🎯 Цель коммуникации


Перед началом любого разговора тимлиду важно понимать, какую цель он преследует.
К какому результату разговор должен привести в идеале?

  • Сформулируйте причину необходимости этого разговора (плохие показатели проекта, прогул, конфликт и т.д.)
  • Опишите для себя идеальный результат разговора
  • Сформулируйте очень четко, что вы хотите, чтобы изменилось после этого разговора
  • Сформулируйте, что вы хотите, чтобы человек понял и сделал после разговора
  • Определите, к каким изменениям на проекте должен привести этот разговор
Все эти шаги нужны для того, чтобы вы не потеряли фокус беседы, если она станет эмоционально заряженной. Люди по-разному реагируют на негативную обратную связь: они могут закрыться, проявлять агрессию или заплакать. Очень важно, чтобы их эмоциональная реакция не повлекла за собой вашу эмоциональную реакцию.

Если это произойдет, вероятность достигнуть цели коммуникации существенно снижается, а вероятность конфликта, недовольства, еще большего ухудшения ситуации на проекте и даже увольнения — повышается.
Пример плохой цели
Я хочу показать ему, что он неправ и/или поступает неправильно, а нужно делать, как я говорю
Я хочу, чтобы он слушался меня, когда я говорю, что знаю лучше, как делать
Пример хорошей цели разговора
Мне как тимлиду важно завершить проект в срок и сделать его качественно, поэтому моя цель, что тиммейт понял, что его текущие действия негативно влияют на показатель Х, и знает, что нужно делать, чтобы улучшить ситуацию
Мне как тимлиду необходимо обеспечить работающий функционал до демо перед клиентом, поэтому мне нужно, чтобы тиммейт понял свою ответственность за результат и предложил варианты выхода из сложившейся ситуации
Я как тимлид отвечаю за развитие членов своей команды, поэтому мне важно, чтобы тиммейт осознал, в каких областях у него пробелы в знаниях, которые замедляют его работу на проекте, и готов над этим работать
Я намеренно выделила первую часть, так как, если фокусироваться только на второй, можно упустить верхнеуровневую цель тимлида: отгружать качественный продукт вовремя с имеющимися ресурсами.
Если бы не было этой цели, то и не было бы смысла проводить разговоры, давать обратную связь и развивать тиммейтов.
У команды есть цели и задача тимлида обеспечить ее всеми ресурсами для достижения: проведение разговоров и выдача развивающей и мотивирующей обратной связи — это инструменты тимлида для успешной работы над проектом.

1.3 🗣️Выбор метода и стиля коммуникации


Когда определена цель, нужно выбрать, каким способом вам будет ее проще всего достичь. А еще это очень помогает бороться с желанием просто выплеснуть на человека накопившийся негатив и агрессию — так как этот способ, как правило, наименее эффективный ;)

Задайте себе вопросы:
  • Какой стиль коммуникации лучше выбрать? Есть 2 распространенные типологии стилей коммуникации, больше о них можно узнать тут и тут.
  • Какой tone of voice лучше сработает? Теплое общение на “ты”, дистанцированный холодный тон, серьезный деловой и пр.
  • Какая роль лучше подойдет для донесения вашей мысли? Вы можете говорить с тиммейтом из партнерской позиции, из позиции руководителя, друга, стороннего наблюдателя и др.

После того, как вы ответите для себя на эти вопросы, можно переходить к выбору конкретных подходов и методик, которые можно использовать для построения результативного диалога.

Присмотритесь вот к этим:
  • Ненасильственное общение
  • Прямая коммуникация
  • Использование примеров и кейсов
  • Мотивация
  • Открытые вопросы

Если вы не знакомы с одним или несколькими из этих пунктов, обратитесь к вашему HRу за советом или помощью в выборе стратегии разговора.

Если у вас нет знакомого специалиста, к которому вы готовы обратиться за помощью, я буду рада помочь на любом этапе — мои контакты в конце методички.
Этап 2. Во время

2.1🪰 Третья позиция

Третья позиция — это восприятие ситуации со стороны, когда вы наблюдаете одновременно и себя, и человека, которому даете обратную связь, и проблему, о которой вы будете говорить.
Подробнее о третьей позиции
В обычной ситуации выдача обратной связи выглядит так
В таком случае есть некоторое противопоставление руководителя и тиммейта, они находятся в ролях оппонентов.

Для того, чтобы обратная связь не считывалась как нападение, а воспринималась мягче, комфортнее и продуктивнее, я предлагаю, сменить обычную парадигму и вести разговор из третьей позиции — то есть рассматривая ситуацию отдельно от человека и наблюдая ее как бы со стороны.
Таким образом, вы вместе на одной стороне против возникшей проблемы. Это гораздо более безопасная среда для обсуждения сложных вопросов.

Как встать в третью позицию?

2.2❓ Открытые вопросы


💡Помните, что ваши инструменты на встрече — это вопросы и слушание.

Ваша задача — не высказаться, а достичь цели своей коммуникации. А именно — сделать так, чтобы изменилось поведение вашего тиммейта каким-то определенным образом. Намного эффективнее это сработает, если человек сам дойдет до выводов, которые вы бы хотели, что бы он(а) сделали.

Поэтому на этом шаге мы активно тренируем:
  • навык постановки продвигающих вопросов — это такие вопросы, которые ведут к инсайту и меняют мышление и/или поведение человека
  • навык активного слушания — способность слушать из третьей позиции в прошлом шаге, когда вы искренне и с интересом погружены в то, что говорит человек, замечаете не только его слова, но и невербальные реакции
  • навык выдержки пауз — многим нужно время, чтобы предметно ответить на продвигающий вопрос, а тимлиду нужно научиться комфортно ждать, пока тиммейт ищет и формулирует ответ. Да, даже, если вы знаете ответ, молчите и дайте тиммейту самому прийти к нему ;)

2.3 📅 Шаги, метрики, сроки


Обычно на шаге 2 получается предметный глубокий классный разговор. Но этот результат легко потерять, если грамотно не подвевести итог.

‼️С этой встречи вы оба должны выйти с однозначным пониманием договоренностей: когда и что должно произойти. И какие будут последствия, если этого не произойдет.

Как правило, это самая сложная часть, потому что после конструктивного диалога не хочется говорить человеку о санкциях или угрозе увольнения. Однако это очень важно — уметь корректно, открыто и спокойно говорить трудные слова.

Есть 2 способа подвести итог:
  1. Попросите тиммейта саммаризировать вашу встречу и перечислить, какие action steps он(а) берет в работу. Обязательно проговорите сроки. Если тиммейт что-то упустил, сразу скорректируйте. Повторите сказанное тиммейтом другими словами и спросите, правильно ли вы все поняли.
  2. Сами подведите итог, перечислите action steps и спросите, согласен ли тиммейт.
Я рекомендую использовать 1-й способ, так как это помогает лучше понять, что вынес человек, что он счел важным и что реально будет делать.
После достижения соглашения по шагам и срокам, вам нужно обязательно проговорить, что случится, если договоренности не будут выполнены со стороны тиммейта.
Пример:
Я правильно понял(а), что мы с тобой договорились о том, что твой показатель КПО через 2 спринта станет максимум 1,1?
Как ты знаешь, у нас есть обязательства перед клиентом отгрузить приложение в установленный срок, поэтому в случае, если этот показатель будет выше, то мы, к сожалению, не сможем продолжать сотрудничество с тобой.
Какие могут быть варианты последствий при несоблюдении договоренностей со стороны тиммейта:
(об этом трудно говорить и писать, но я считаю важным знать об этом)

  • испытательный срок
  • увольнение с конкретного проекта
  • даунгрейд
  • смена функции
  • увольнение из компании
Этап 3. После

3.1 ↔️ Фидбэк тиммейта


Основная часть разговора завершилась, договоренности, сроки и последствия установлены.
Теперь удачный момент запросить обратную связь у тиммейта о том, как прошла ваша встреча.

Это нужно, чтобы:
  • Вы могли улучшать свой навык проведения таких разговоров
  • Вы узнали, в каком настроении человек уходит со встречи и могли оценить ее успешность
  • Тиммейт почувствовал, что вас заботит его состояние
  • Тиммейт был расположен к вам, так как это ведет к более эффективной коммуникации

Многим людям сложно ответить что-то конструктивное на абстрактный запрос фидбэка, поэтому если вы спросили обратную связь, но тиммейту сложно ее сформулировать, используйте эти наводящие вопросы:
  • Как ты себя сейчас чувствуешь?
  • Насколько эта встреча была для тебя стрессовой? Что могло бы уменьшить стресс?
  • Насколько ты считаешь эту встречу полезной? Что было самым полезным/ценным в сегодняшнем обсуждении?
  • Какая часть встречи была для тебя наиболее тяжелой? Почему? Что я мог(ла) бы изменить, чтобы встреча прошла легче?
  • Удовлетворен(а) ли ты результатом встречи? Нравятся ли тебе шаги?
‼️Важно! Не перебивайте человека, не забирайте его эфирное время.
Внимательно, с интересом, слушайте и делайте заметки.

Поблагодарите тиммейта за обратную связь и завершайте встречу.

3.2 🧠 Анализ разговора


Этап самостоятельной работы и рефлексии.

  • Заранее заложите время на анализ разговора сразу после разговора. То есть, если сам разговор была на 1 час, заблокируйте в календаре 1,5-2 часа.
  • Откройте ваши записи по формулировке цели разговора и оцените, насколько они были достигнуты

Как оценить, достигнуты ли цели?
  • По шагам и достигнутым договоренностям
  • По фидбеку человека
  • По своим внутренним ощущениям

  • Если вы достигли цели, выпишите список вещей, за счет которых вам это удалось. Это поможет вам создать прочный фундамент для следующих бесед
  • Если вы не достигли цели или достигли ее частично, выпишите список идей, что нужно улучшить в следующий раз (и не забудьте вернуться к этим записям перед следующим разговором)
  • Проанализируйте поведение человека во время разговора и его(ее) фидбэк. Попробуйте соотнести то, что вы делали, с тем, какой эффект это имело на человека, чтобы в будущем лучше понимать, какие слова приводят к каким результатам

3.3 🤝 Выполнение договоренностей


На финальном шаге вам нужно проконтролировать, что все идет по плану.
  • Запишите договоренности и сроки и отправьте тиммейту (а лучше — попросите его(ее) сделать это)
  • Внесите договоренности в свой календарь, чтобы не забыть проконтролировать их выполнение
  • Если в рамках action steps вы тоже должны что-то сделать (например, скинуть тиммейту полезную книгу или оплатить прохождение курса), обязательно выполните это в срок! Это создаст доверие и позволит вам более уверенно ожидать соблюдения сроков от тиммейта.
Выжимка
  1. Заложите время на подготовку (1.1)
  2. Поставьте четкую цель разговора (1.2)
  3. Определите, что будет, если человек не закроет проблемную зону или не выполнит договоренности (2.3)
  4. Сделайте план встречи (время на обсуждение проблематики, договоренности и фидбэк тиммейта вам) (1, 2.3, 3.1)
  5. Настройтесь на разговор любым работающим для вас способом (1.1)
  6. На встрече: задавайте открытые вопросы, слушайте, держите паузы (2.1, 2.2)
  7. Сформируйте с тиммейтом договоренности, сроки и обсудите последствия (2.3)
  8. Заложите время в календаре на анализ разговора сразу после встречи (3.2)
  9. Обязательно выполните договоренности на вашей стороне (3.3)
Made on
Tilda